Meist findet man diese Nadeln im Heuhaufen auch gar nicht mehr. Aber wie kann man sich Abhilfe verschaffen, wenn die gesuchte E-Mail wieder einmal nicht dabei ist? In diesem Blogartikel zum Thema Outlook Quicktipps zeigen wir welche Tipps die Organisationsprofis geben und wie man diese rasch in den Arbeitsalltag implementieren kann.
Wie lange brauche ich um keine E-Mails mehr suchen zu müssen?
Dieses System welches die Organisationsexperten empfehlen dauert in der Umsetzung einmalig gute 30 Minuten. Wer sich einmal die Zeit nimmt kann ewig von diesem System profitieren und braucht dazu nicht einmal komplizierte Zusatzprogramme zu installieren. Das System funktioniert in jeder aktuell zu erwerbenden Microsoft Outlook Version. Wir empfehlen dieses System sich zu organisieren, als letzte Aufgabe des Tages zu setzen. Nehmen Sie sich Zeit und machen Sie es sich etwas gemütlich. Die nun folgende Tätigkeit erfordert keinerlei große Anstrengung.
Wie funktioniert das System und wo fange ich am besten an?
Öffnen Sie ihr Outlook und klicken Sie links auf das Konto welches in das System implementiert werden soll. Dieses finden Sie im Untermenü von „Posteingang“.
Nun sehen Sie die von Ihnen bereits angelegte Ordnerstruktur oder falls hier noch keine Struktur angelegt wurde, eben nur den Posteingang.
Viele werden sich bei dieser Methode fragen was das helfen soll bzw. dieses System bereits oder nur teilweise implementiert haben. Ja, dieses System ist unglaublich einfach und simpel aber auch unglaublich effizient. In der einmaligen Organisation liegt die Kraft und die Suchfunktion, wenn es einmal wieder schnell gehen soll.
Wir zeigen die Struktur im Beispiel eines örtlichen Tischlereibetriebes und wie dessen Organisationssystem aussehen könnte.
Posteingang > Tischlereibetrieb (ihr konfiguriertes Konto in Outlook, auch zu finden unter Outlook, Einstellungen, Konten)
Tischlereibetrieb
„Untermenü“ = Buffer
„Untermenü“ = Lieferanten
Lieferant – Name
Lieferant – Name
Lieferant – Name
Lieferant – Name
...
„Untermenü“ = Kunden
Kunde – Name
Kunde – Name
Kunde – Name
Kunde – Name
...
„Untermenü“ = Kooperation
Kooperation – Name
Kooperation – Name
Kooperation – Name
Kooperation – Name
...
„Untermenü“ = Interessenten
Interessent – Name
Interessent – Name
Interessent – Name
Interessent – Name
...
„Untermenü“ = Intern
Intern - Anfragen
Intern - Bewerbungen
Intern - Inspirationen
Intern – Website
Intern – Buchhaltung
...
„Untermenü“ = Privat
Privat - Familie
Privat – Gesundheit und Vorsorge
Privat – Finanzen
...
Wie man schon merkt ist das System nicht komplex, es gilt nur das System zu pflegen und im Bedarfsfall zu erweitern.
Warum das Untermenü Privat? In unserem Beispiel ist es ein Tischlereibetrieb, das bedeutet vielleicht ein Familienunternehmen wo es nur ein Exchange Konto gibt und man eben diese E-Mail-Adresse auch gelegentlich für private Angelegenheiten verwendet.
Das Untermenü „Buffer“ hat folgenden Hintergedanken, nicht immer schafft man es täglich E-Mails zu spezifizieren bzw. zu klassifizieren. Hier empfiehlt es sich eine Buffe-Zone einzuplanen, also E-Mail die keinerlei Priorität haben aber auch nicht gelöscht werden sollen. Den Buffer Ordner kann und sollte man 1x die Woche durcharbeiten und E-Mails delegieren, archivieren oder löschen.
Wer dieses System lebt und pflegt findet E-Mails um meist mehr als 70% schneller als bei Konten ohne Struktursystem.
Ein letzter Quicktipp zum Schluss, planen Sie in ihren täglichen Aufgaben immer zwei, täglich wiederkehrende Aufgaben ein.
+ Posteingang Early antworten, archivieren und leeren
+ Posteingang Late antworten, archivieren und leeren
Diese Aufgaben dauern im Alltag je nach Geschäftsfeld, gute 5-10 Minuten.
...und wenn die gewünschte E-Mail doch nicht auftauchen sollte die Sie suchen, liegt es in der Regel an der Pflege dieses Systems. Ansonsten klicken Sie in den „Gesendete Elemente“ Ordner und nutzen jetzt die Suchfunktion rechts oben. Meist findet man auf diesem Weg auch noch verloren geglaubte E-Mails.
Welches Ordnungs-System verwendet ihr in Outlook und wie war es für euch davor?
Verratet uns doch eure Tipps und schreibt Sie bitte unten in die Kommentarbox.
